Sabemos que reuniões são importantes e que, na maioria das empresas, é frequente o uso de encontros para:

Estabelecer metas
Traçar estratégias
Definir tarefas

Mas não há como negar que muitas delas são monótonas, longas, cansativas e desnecessárias, fazendo com que os funcionários percam parte do expediente sem encontrar uma solução. Assim, é imprescindível a adoção de táticas para conduzi-las de maneira eficaz.

Por isso, entre os líderes, a pergunta que não quer calar é:

“Como produzir reuniões dinâmicas, para que a equipe se sinta motivada e engajada para produzir mais?”.

Se você também tem esta dúvida, confira as dicas a seguir:

Cronometre sua reunião e elabore pautas

Para que as reuniões sejam dinâmicas e produtivas, é preciso seguir algumas premissas, como definir duração e pauta. A demarcação do horário é necessária para que todos os envolvidos se planejem adequadamente em relação às demais tarefas do dia. A fim de assegurar que todos os participantes sejam mais objetivos e diretos, estabeleça o seguinte padrão: acabou o tempo, acabou a conversa.

Além disso, preparar uma pauta com os tópicos que serão tratados durante a reunião é o primeiro passo de um bom planejamento. Para maior dinamismo, utilize ferramentas ou aplicativos que contribuam para a organização e permitam o compartilhamento das informações discutidas na reunião com a equipe.

Estimule a criatividade

Abuse da criatividade e promova um brainstorming, que consiste na técnica de construção coletiva de ideias. Todos podem dar sugestões a serem aplicadas no dia a dia da empresa.

Use as pausas – café da manhã, almoços e lanches – para fazer os encontros. Ao diversificar a rotina, todos saem da monotonia, usam a criatividade e estabelecem uma relação de proximidade entre si.

Seja mediador, não líder integral

Procure assumir o papel de mediador nas reuniões, aquela pessoa que participa, mas só interfere quando é necessário manter o foco dos participantes nos tópicos da pauta. Assim, você conduz a equipe para que todos os assuntos sejam discutidos e tratados no tempo certo.

Analise diferentes perspectivas e promova reuniões produtivas

Outra forma de deixar a reunião dinâmica é analisar todas as perspectivas de cada ideia ou problema. Procure abordar:

Pontos Negativos: problemas e dificuldades;

Pontos Positivos: benefícios das soluções;

Observação: comentários adicionais pertinentes aos tópicos da pauta;

Análise: criticas e julgamento dos assuntos em pauta;

Opinião: articulação em todas as etapas;

Organização: planejamento e estruturação da dinâmica.

Para que a dinâmica seja realizada com êxito, abra espaço para opiniões, reclamações e sugestões. Essa técnica facilita no planejamento, além de colaborar para que sua reunião não seja monótona ou cansativa.

Promova espaços de comunicação

Muitas pessoas se deixam vencer pela timidez e pelo medo, comprometendo a exposição de ideias durante as reuniões. Para evitar que isso ocorra, utilize a tática denominada “Sim… E” pela escola de atividades criativas Perestroika. A expressão deve ser utilizada como resposta a qualquer sugestão incompleta, estimulando assim a associação de conceitos e ideias. Dessa forma, você promove um espaço de comunicação entre os participantes e cria oportunidades de reformulação até que a proposta se torne aplicável. Ninguém deixará de dizer o que pensa e todas as ideias serão devidamente valorizadas.

Sempre que propuser um desafio à equipe, busque aguçar e estimular a criatividade, fazendo com que as pessoas visualizem os pontos convergentes e divergentes das ideias. Essas técnicas podem ser aplicadas não só às soluções de problemas profissionais, mas também pessoais, falhas de comunicação ou quando houver atritos e desavenças.

O importante é que você trabalhe em equipe sem a constante diferenciação hierárquica. Já que todos passam a maior parte do dia no trabalho, trate a sua equipe como uma segunda família e demonstre a importância de cada um para o sucesso da empresa!

fonte SiteWare