Os dados físicos também são protegidos pela LGPD
Está equivocado quem imagina que a LGPD esta restrita aos dados digitais: Armazenamento e acesso de documentos digitais, documentos pessoais, contratos, e outros.
É importante reforçar que os documentos físicos precisam estar guardados com segurança, assim como os digitais.
Pra isso o ambiente precisa ser organizado, com segurança no acesso, e caso a empresa julgue necessário, com câmeras.
Atenção nunca foi tão importante, pois as multas previstas, valem para os dados armazenados em ambientes físicos ou digitais.
Você deve se proteger contra quais ameaças?
Vamos explanar agora sobre as ameaças do ambiente e humana que podem causar problemas para sua empresa, sejam de origem digitais ou físicos.
AMEAÇAS HUMANAS
- Ameaça Intencional: Quando a modificação de informações ocorrem sem autorização, códigos maliciosos e roubo.
- Ameaças acidentais: Remoção de arquivos (pode acontecer de um funcionário apagar alguma informação de um arquivo sem a intenção), acidente físico (perder pastas ou papéis importantes) e erro de procedimento.
- Falta de processos: quando informações ficam disponíveis em locais de fácil acesso e sem segurança
Os principais fatores para as causas das situações acidentais:
- A falta de conhecimento dos processos vigentes;
- O excesso de trabalho que sobrecarrega o funcionário e por isso acaba deixando algum erro passar por ter que fazer tudo com muita rapidez e sem a devida atenção.
Sendo assim, uma das maneiras mais eficazes de trazer segurança para a empresa é treinar a equipe.
E acredite, muitos problemas estão dentro das empresas.
AMEAÇAS AMBIENTAIS
São as ameaças, como enchente, fogo, raio, etc. Ou seja, qualquer situação ambiental que possa trazer problemas para a empresa.
SETORES RESPONSÁVEIS
O Setor mais afetado na empresa é o RH, pois os dados dos funcionários precisam ser resguardados em todos os sentidos, inclusive é preciso garantir que os sistemas usados já estejam tratando as questões do LGPD, pois num possível vazamento de informações dos funcionários ou ainda se for constatado acesso indevido a estas informações a empresa responde por isso.
Manter os dados recebidos fisicamente armazenados de forma digital ajuda no controle, mas pra isso é necessário que seja garantido a criptografia dos dados, e não menos importantes os processos de recepção de documentos, sua manipulação e a forma como estes documentos serão descartados ao final, seja simplesmente sendo eliminados fisicamente, neste caso é necessário que processo seja claro e de conhecimento do proprietário do documento, ou ainda uma rotina para devolução do documento ao seu proprietário, com os devidos protocolos que permitam a rastreabilidade da entrada e saída, etc. O RH precisa rever todos os seus processos a fim de se adequar ao LGPD que já esta em vigor e já pode ser cobrado pelas autoridades e pelo próprio funcionário.
Além do RH temos todos os demais setores Informática, Comercial, Financeiro e Fiscal, Contábil etc. Todas as informações sensíveis e pessoais dos clientes, fornecedores e funcionários.
Dados Sensíveis: etnia, raça, crenças religiosas, opiniões políticas, orientação sexual, dados genéticos/biométricos, além de informações sobre filiações a organizações quaisquer da pessoa natural.
Dados Pessoais: RG, CPF, endereço, telefone, e-mail, dados bancários; carteira de vacinação, e outros.
Fique atento ao solicitar informações e documentos para seus funcionários e clientes, e a forma de recepção e tratativas destas informações, não solicite informações que não sejam imprescindíveis para o negócio a que se destinam, evite problemas futuros.
Leia Mais…
